Электронная подпись исполнительной документации: что важно знать при переходе на электронную ИД

Что меняет электронная подпись

Порядок ведения ИД, утвержденный приказом Минстроя № 344/пр, предусматривает ведение исполнительной документации в форме электронных документов и устанавливает требования к их подписанию электронной подписью. Поэтому вопрос подписи необходимо учитывать еще на этапе подготовки компании к электронному взаимодействию.

На практике здесь важно заранее определить участников процесса. Кто именно будет подписывать конкретные документы, имеются ли у этих сотрудников необходимые полномочия, готовы ли используемые компанией организационные процессы к работе в электронной форме.

Это кажется очевидным, пока речь идет об одном сотруднике. Но на строительном объекте в работе с исполнительной документацией могут участвовать представители разных организаций. Если выяснять порядок подписания уже после подготовки большого количества документов, цифровизация может вместо ускорения процесса создать новую очередь.

Поэтому электронную подпись лучше рассматривать не как отдельную техническую функцию, а как часть общего маршрута документа.

Как подготовить цифровой маршрут

Сначала появляется документ, затем он проходит необходимые действия в рамках установленного процесса, после чего его подписывают соответствующие участники. Информационная система должна поддерживать организованную работу с этим процессом.

Именно поэтому при внедрении ДАКОН важно заранее определить роли участников и порядок работы с документацией. Чем точнее это сделано до запуска проекта, тем меньше организационных вопросов приходится решать уже во время строительства.

Электронная ИД начинается не с отказа от принтера. Она начинается с готовности всех участников работать по понятным цифровым правилам.