10 ошибок при переходе на электронную исполнительную документацию

Почему переход не складывается

Компания покупает систему и считает, что цифровизация уже состоялась. При этом старые процессы остаются без изменений. Сотрудники продолжают параллельно вести Excel. Документы по привычке отправляются в мессенджеры. Никто четко не определил, где должна находиться актуальная информация.

Еще одна распространенная ошибка заключается в отсутствии единых правил для подрядчиков. Если одна организация работает в системе, вторая отправляет документы по почте, а третья продолжает передавать файлы привычным способом, единого цифрового процесса не получается.

Проблемой становится и отсутствие распределения ответственности. Сотруднику дали доступ в систему, но не объяснили, какие действия он должен выполнять и за что отвечает.

Иногда пытаются цифровизировать сразу все. В результате команда получает слишком много изменений одновременно и начинает сопротивляться новому процессу.

Обратная ситуация тоже встречается. Систему используют только как электронный архив. Документы туда загружают, но рабочие действия продолжают выполнять за ее пределами. В этом случае компания оплачивает цифровой инструмент, но сохраняет почти все прежние трудозатраты.

Какие правила нужны команде

Ошибкой является и отсутствие работы с руководителями. Если цифровой процесс воспринимается исключительно как новая обязанность инженеров ПТО, управленческая ценность системы остается невостребованной.

Еще один риск связан с неподготовленностью участников к электронной форме работы, в том числе к требованиям, которые применяются к электронной исполнительной документации.

Поэтому перед внедрением ДАКОН мы бы советовали ответить на несколько простых вопросов: кто работает в системе, какие действия выполняются только в ней, где находится актуальная информация и какую отчетность получает руководство.

Если ответы понятны всем участникам, технология начинает помогать процессу.

Если каждый отвечает по-своему, сначала нужно договориться о процессе.