Как перейти на электронную исполнительную документацию: с чего начать строительной компании
Решение перейти на электронную исполнительную документацию часто начинается с выбора программы. Компания смотрит несколько сервисов, сравнивает функции, стоимость, интерфейс и пытается понять, какой из вариантов подойдет лучше. Но на практике начинать стоит немного раньше. Сначала нужно разобраться, как исполнительная документация ведется на объекте сейчас.
Сначала разберите текущий процесс
- Полезно буквально проследить путь одного документа.
- Кто понимает, что его пора оформлять?
- Где инженер берет исходные данные?
- Кто передает информацию о выполненных работах?
- Откуда берутся документы на материалы?
- Кому документ направляется на проверку?
- Где фиксируются замечания?
- Кто следит за их устранением?
- Где хранится актуальная версия?
Такой разбор быстро показывает, что проблема часто находится не в самом оформлении документа. Значительная часть времени уходит на действия вокруг него: поиск информации, переписку, передачу файлов, уточнение статуса, повторную отправку после замечаний.
Следующий вопрос касается участников процесса. На объекте необходимо понимать, кто отвечает за подготовку документации, кто ее проверяет, кто подписывает и кому какая информация должна быть доступна. Чем больше подрядных организаций участвует в строительстве, тем важнее договориться об этом заранее.
Определите роли и перечень ИД
Отдельно необходимо определить перечень исполнительной документации. Порядок, утвержденный приказом Минстроя № 344/пр, предусматривает определение и утверждение перечня ИД объекта в соответствии с установленным составом. Поэтому цифровизацию лучше строить вокруг понятного и заранее организованного процесса, а не вокруг стихийно появляющихся файлов.
Только после этого имеет смысл переносить процесс в информационную систему. Здесь уже становится понятно, какие задачи должна решать система именно на вашем объекте.
В ДАКОН цифровой процесс можно организовать так, чтобы участники работали с документацией в единой среде, а права пользователей разграничивались в зависимости от их роли. Работа с документами, статусами и версиями позволяет видеть их текущее состояние, а отчетность дает возможность контролировать общую ситуацию по исполнительной документации.
Перенесите правила в систему
При таком подходе внедрение начинается не с фразы «с понедельника работаем в новой программе». Сначала описывается существующий процесс, затем определяется целевой порядок работы, после этого настраивается цифровая среда и подключаются участники.
Это кажется более долгим путем только в начале. Попытка перенести неорганизованный процесс в программу обычно приводит к тому, что старые проблемы продолжают существовать уже в новом интерфейсе.
Цифровизация сама по себе порядок не создает. Зато правильно настроенная система помогает этот порядок поддерживать.
