Цифровизация исполнительной документации: с чего начать и какие ошибки допускают компании

Начните с процесса

Представим объект, где часть документов хранится в сетевых папках, часть находится у инженеров, реестр ведется в Excel, замечания приходят по почте, а важные вопросы решаются в мессенджере. Компания покупает цифровую систему и переносит туда документы.

Формально произошла цифровизация. На практике процесс почти не изменился.

Сотрудники продолжают вести собственные таблицы «на всякий случай». Файлы отправляют в мессенджеры, потому что так привычнее. Часть информации появляется в системе с задержкой. Через несколько месяцев возникает еще один источник данных, который необходимо поддерживать.

Чтобы этого избежать, перед внедрением нужно определить правила работы.

Где находится актуальная информация? Где фиксируется состояние документа? Как участники получают замечания? Кто отвечает за обновление данных? Какие действия должны выполняться именно в системе?

Избегайте параллельных правил

Это организационные вопросы, но именно от них во многом зависит результат цифровизации.

Еще одна ошибка заключается в попытке сразу охватить слишком много процессов. Иногда эффективнее выбрать понятный участок работы, настроить его, проверить на реальном проекте и только после этого расширять использование системы.

Третья проблема возникает, когда цифровизацию воспринимают исключительно как задачу ПТО. Исполнительная документация связана с фактически выполненными работами, строительным контролем, подрядчиками и управлением проектом. Поэтому изменение процесса неизбежно затрагивает несколько участников строительства.

ДАКОН в этой схеме становится единой цифровой средой для работы с исполнительной документацией. Но результат внедрения зависит не только от возможностей самого сервиса. Важно, чтобы компания определила правила и действительно перенесла рабочий процесс в систему.

Цифровизация хорошо работает там, где после внедрения становится меньше параллельных процессов, а не больше.