ИСУП появился в контракте. Что теперь делать подрядчику?

Если условиями государственного или муниципального контракта предусмотрено ведение строительной документации в электронном виде и взаимодействие через ИСУП «Вертикаль», у подрядчика возникает вполне практичный вопрос: что теперь должна сделать наша компания и где получить доступ к ИСУП?

Подрядчику не требуется организовывать свою работу непосредственно в ИСУП «Вертикаль». ИСУП «Вертикаль» используется прежде всего на стороне государственного или муниципального заказчика для управления реализацией строительных проектов, согласования и подписания технической и финансовой документации. А электронное взаимодействие подрядных и проектных организаций с заказчиком организуется через ВИС – внешнюю информационную систему, имеющую интеграцию с ИСУП «Вертикаль».

И как же тогда подрядчику направлять документацию заказчику? При помощи ВИС – внешней информационной системы, имеющей интеграцию с ИСУП «Вертикаль».

Шаг 1. Как выбрать ВИС?

Чтобы определить, через какую ВИС будет работать ваша компания, недостаточно проверить только наличие интеграции. Вам предстоит вести документацию в выбранной системе весь срок реализации проекта, поэтому важно разобраться, как устроена работа с документом до его передачи заказчику.

Например: где находится актуальная рабочая документация, как оформляется исполнительная документация, кто проводит проверку, как фиксируются замечания, кто подписывает документ и как сотрудники видят его текущее состояние.

ДАКОН ПЛЮС — одна из ВИС, предназначенных для работы генподрядчиков и генпроектировщиков с ИСУП «Вертикаль».

Шаг 2. Определить, кто отвечает за процесс внутри компании

Следующий обязательный шаг, который требуется осуществить – это определить ответственного за электронное взаимодействие с заказчиком и организацию работы в ВИС. Нельзя передать всю работу одному инженеру ПТО со словами: «Разберись-ка ты там как-нибудь сам с этим ИСУП».

Электронное взаимодействие затрагивает не одного человека: кто-то отвечает за данные об объекте и участниках, кто-то работает с проектной и рабочей документацией, кто-то отвечает за входной контроль материалов, кто-то ведет общий журнал работ и готовит исполнительную документацию, кто-то осуществляет строительный контроль, кто-то формирует документы о приемке выполненных работ. Поэтому заранее необходимо определить, какие специалисты будут работать в ВИС, какие действия выполняет каждый из них и кто отвечает за организацию процесса в целом.

В ДАКОН ПЛЮС работа пользователей организуется по ролям и процессам проекта. В одной системе команда может работать с проектной и рабочей документацией, входным контролем материалов, журналами, строительным контролем, исполнительной документацией и замечаниями. Руководителю при этом не нужно собирать состояние проекта по отдельным перепискам — он видит, на каком этапе находится работа и где требуется действие команды.

Шаг 3. Полномочия и электронные подписи

Самая неочевидная, но одна из самых проблемных тем при организации электронного взаимодействия с ИСУП «Вертикаль» — полномочия подписантов и электронные подписи. По нашему опыту, организационная подготовка этого этапа у некоторых подрядчиков занимает до 1–1,5 месяца. Причина обычно не в техническом выпуске электронной подписи, а в необходимости определить, кто и какие документы подписывает, оформить полномочия и предусмотреть замещение сотрудников на периоды их отсутствия. Ответственному сотруднику мы рекомендуем вести реестр электронных подписей и полномочий, чтобы заранее обновлять данные.

Шаг 4. Пройдите внедрение и обучение на реальном процессе

Получить логин и пароль — еще не означает начать работать в электронном виде. Сотрудникам необходимо настроить объект и участников, разобраться со своими ролями и пройти первые реальные процессы в системе.

Поэтому в ДАКОН ПЛЮС за проектом закрепляется руководитель проекта, который сопровождает команду на этапе внедрения. Обучение проходит последовательно: не просто «показываем кнопки», а разбираем работу конкретных специалистов и реальные процессы на объекте. Записи обучений сохраняются у клиента, чтобы к ним можно было вернуться позже или использовать при подключении новых сотрудников.

Команда ДАКОН ПЛЮС считает объект запущенным не тогда, когда пользователям выдали доступ, а тогда, когда команда клиента самостоятельно прошла первый рабочий маршрут: данные настроены, участники работают в своих ролях, документ подготовлен, подписан и корректно передан заказчику.

Итак, если вашим контрактом предусмотрено электронное взаимодействие через ИСУП «Вертикаль», искать логин и пароль от этой системы вам не требуется. Сначала выберите подходящую ВИС, определите ответственных сотрудников и подписантов, а затем пройдите внедрение на реальном рабочем процессе.

Самая частая ошибка при начале работы с ВИС — воспринимать переход на электронное взаимодействие с заказчиком как покупку доступа к очередной программе. На практике это изменение порядка работы с документацией внутри самой компании, и чем раньше этот порядок будет определен, тем спокойнее пройдет запуск объекта.