Объект уже строится, а ВИС подключили позже: что делать с выполненными работами и документацией?

Подключение ВИС не всегда происходит одновременно с началом строительства и к моменту перехода на электронное взаимодействие часть работ на объекте уже может быть выполнена, журналы заполнены, а исполнительная документация — подготовлена в привычном для подрядчика виде.

И здесь возникает вопрос: что теперь делать со всем, что было оформлено раньше?

Начинать стоит не с загрузки документов, а с понимания текущего состояния проекта:

• Какие работы уже выполнены?
• Какая исполнительная документация по ним подготовлена?
• Какие журналы ведутся?
• Кто выполнял работы и кто был назначен ответственным в этот период?

От ответов на эти вопросы и зависит дальнейший порядок работы.

Ранее выполненные работы не исчезают

Если работа была выполнена до подключения ВИС, это не означает, что её нужно отражать как новую. В ДАКОН ПЛЮС можно указать фактические даты ранее выполненных работ и использовать эти сведения при дальнейшем формировании документов.

Но здесь есть важный момент: даты выполнения работ должны соответствовать периодам полномочий представителей, которые участвовали в процессе. Например, если работа выполнена в апреле, а сотрудник назначен представителем организации только с мая, система не сможет корректно использовать его как участника этой работы.

Поэтому, прежде чем начинать перенос данных, необходимо проверить не только сами работы, но и сведения об организациях, сотрудниках и датах их назначения.

Можно ли просто загрузить старый скан акта?

Если акт уже был оформлен ранее, первый соблазн — загрузить готовый PDF и на этом закончить. Но если документ должен дальше пройти электронный маршрут и быть передан заказчику через ВИС, одного скана недостаточно.

Документ необходимо сформировать в ДАКОН ПЛЮС на основании исходных данных проекта, рабочей документации, информации о применяемых материалах и других связанных сведений, а затем пройти предусмотренный маршрут согласования и подписания.

Что делать с уже заполненными журналами?

Если к моменту подключения ВИС журналы уже велись на бумаге, а зачастую и от руки, не стоит сразу начинать вручную перепечатывать все, что накопилось с начала стройки.

В ДАКОН ПЛЮС предусмотрена возможность загрузки перечня работ списком из Excel. Поэтому при большом объеме данных имеет смысл сначала подготовить их в структурированном виде и уже после этого импортировать их в систему.

Конкретный порядок зависит от того, какие журналы уже ведутся и какой объём информации накоплен.

Не пытайтесь перенести все данные за один день

Самый плохой вариант внедрения ВИС на уже реализуемом проекте — открыть проект и решить: «Сегодня перенесем в систему вообще все».

Рекомендуем идти последовательно:

1) Сначала настроить организации, сотрудников и полномочия.

2) Потом определить перечень уже выполненных работ.

3) После этого разобраться с журналами и исходными данными для исполнительной документации.

4) И только затем формировать документы и проходить с ними электронный маршрут.

Главное

Если ВИС подключается уже после начала строительства, то просто сложить в систему старые PDF недостаточно. Необходимо внести сведения об исходных данных, участниках проекта и ранее выполненных работах, а после этого продолжить работу над проектом в ВИС.