Всем ли пользователям ВИС нужна электронная подпись?

Один из самых «горячих» моментов при внедрении ВИС – это обеспечение сотрудников электронными подписями. Действительно ли требуется выпускать электронную подпись каждому сотруднику, который будет работать в системе?

Нет, и тут нам следует разобраться с тем, что доступ к системе и право подписывать документы — разные вещи.

Если сотрудник только готовит документ

В ДАКОН ПЛЮС инженер ПТО может создавать и заполнять документацию, прикладывать необходимые файлы и направлять документ дальше по маршруту согласования. И для формирования документов электронная подпись ему не требуется.

Та же логика применяется к сотрудникам, которые вносят рабочие сведения в журналы: человек может заполнить необходимую информацию, после чего документ или запись проходит дальше к ответственным лицам.

Если сотрудник подписывает документ

Совсем другая ситуация с пользователями, которые являются подписантами. Со стороны генподрядчика в электронном взаимодействии участвуют, в частности, представитель лица, осуществляющего строительство, и представитель лица, осуществляющего строительство по вопросам строительного контроля.

Если сотрудник должен подписывать исполнительную документацию или другие электронные документы от имени участника строительства, необходимо заранее проверить его полномочия и подготовить электронную подпись.

А что с МЧД?

Машиночитаемая доверенность — отдельный вопрос. В ДАКОН ПЛЮС МЧД можно прикрепить к электронной подписи пользователя. Необходимость её использования зависит от того, на каком основании сотрудник подписывает документы и какие требования применяются к конкретному процессу.

Поэтому здесь не стоит действовать по принципу «сделаем МЧД всем на всякий случай». Сначала нужно определить реальные роли пользователей и требования к подписанию.

А если сотруднику нужен только просмотр?

Не каждому участнику проекта требуется возможность создавать и изменять документы. Например, руководителю или представителю организации может быть необходим доступ для контроля состояния проекта без возможности вмешиваться в документы.

В ДАКОН ПЛЮС для таких пользователей можно настроить права на просмотр документов и формирование отчетов без права изменять данные.

Получается, что даже внутри одного проекта пользователи могут работать совершенно по-разному: один создает документ, второй проверяет, третий подписывает, четвертый следит за результатом.

Поэтому перед выпуском электронных подписей ответьте на главный вопрос: кто именно будет подписывать электронные документы? Именно этим сотрудникам необходимо оформить соответствующие полномочия и ЭП. Остальные пользователи могут выполнять свою часть работы в системе без электронной подписи, если их действия не требуют подписания.