Можно ли вести исполнительную документацию только в электронном виде и отказаться от бумаги

Что разрешает действующий порядок

Здесь лучше не ориентироваться на фразы «у нас на другом объекте так делали» или «заказчик сказал, что бумага все равно нужна». Возможность ведения ИД в электронной форме предусмотрена непосредственно действующим порядком.

Порядок ведения исполнительной документации, утвержденный приказом Минстроя России № 344/пр, предусматривает, что по решению застройщика, технического заказчика, лица, ответственного за эксплуатацию здания или сооружения, либо регионального оператора исполнительная документация ведется на бумажном носителе или в форме электронных документов без дублирования на бумажном носителе при соблюдении установленных требований.

Это важный момент. Нормативная возможность отказаться от параллельного бумажного комплекта есть. Но фразу «без дублирования на бумаге» нельзя вырывать из контекста и понимать как разрешение просто перестать печатать документы.

Электронное ведение ИД предполагает соблюдение установленных требований к электронным документам. Поэтому между ситуацией «мы храним PDF вместо бумаги» и полноценным ведением электронной исполнительной документации есть существенная разница.

Почему PDF и электронная ИД не одно и то же

Представим простой пример. Инженер ПТО оформляет документ на компьютере, сохраняет его, отправляет на почту. Проверяющий скачивает файл, пишет замечания и возвращает его. После исправлений появляется новая версия. Часть переписки остается в почте, часть обсуждается в мессенджере, а состояние документа вручную заносится в Excel.

Бумаги стало меньше. Но сам процесс практически не изменился. А при полноценном цифровом подходе информационная система становится рабочей средой для участников процесса. В ней организуется работа с документами, их состояниями, версиями и правами доступа.

Именно такую задачу решает ДАКОН. Вместо того чтобы использовать систему исключительно как электронный архив, работу с исполнительной документацией можно организовать непосредственно внутри цифровой среды.

Как подготовить участников

Это особенно важно на крупных объектах. Когда в процессе участвуют десятки специалистов и подрядных организаций, недостаточно просто договориться «теперь все делаем электронно». Нужно определить единые правила работы.

• Кто создает документы?
• Кто их проверяет?
• Кто имеет право менять информацию?
• Как определяется актуальная версия?
• Где участник должен увидеть состояние документа?

Чем раньше компания отвечает на эти вопросы, тем проще проходит переход.

Поэтому отказ от бумажной ИД вполне может быть частью цифровизации строительства. Начинать нужно с организации электронного процесса.